Vacature: Office Manager (32-40 uur)
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega die ons team (13 fte) in brede zin ondersteunt en ontzorgt. Als Office Manager heb jij een veelzijdige functie. Jij regelt meerdere zaken tegelijk en zorgt voor structuur. Daarbij stel je de juiste prioriteiten. Je bent communicatief vaardig en staat graag voor collega’s klaar.
Hoe ziet de functie eruit?
Als het visitekaartje van de organisatie behoren o.a. receptie werkzaamheden tot jouw takenpakket. Denk aan het aannemen van de telefoon, het ontvangen van bezoekers en het beheer van de inkomende en uitgaande correspondentie.
Wat deze functie zo veelzijdig maakt, is dat je diverse overleggen en evenementen – zowel intern als extern – coördineert, organiseert en uitvoert. We organiseren regelmatig bijeenkomsten voor kennisuitwisseling en verdieping op het gebied van duurzaam verpakken. Ook vind je het leuk om mee te helpen aan de KIDV-training over duurzaam verpakken, die we aan producenten en importeurs van verpakkingen en verpakte producten aanbieden.
Over het Kennisinstituut Duurzaam Verpakken (KIDV)
Het Nederlandse bedrijfsleven voelt de noodzaak van verdere verduurzaming. Daarbij groeit de aandacht voor het verduurzamen van verpakkingen. Dit is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe kom je als bedrijf van goed verpakken naar duurzaam verpakken? Wat komt daarbij kijken en welke (keten)partijen moeten daarbij samenwerken?
Het KIDV ontwikkelt tools en deelt kennis waarmee spelers in de verpakkingsketen verdere stappen kunnen zetten bij de verduurzaming van hun verpakkingen. We doen onderzoek, bieden praktische kennis over mogelijkheden, kansen en innovaties én stimuleren samenwerking. Het KIDV opereert in breder verband samen met het Afvalfonds Verpakkingen, NederlandSchoon, Nedvang b.v. en Statiegeld Nederland.
Wat ga je doen?
Jouw taken zijn onder te verdelen in:
- Office management in de breedste zin van het woord. Dit is jouw ding en daar voel jij je verantwoordelijk voor;
- Agendabeheer voor de directeur en de planning van afspraken organisatie breed;
- Vergaderingen en overleggen voorbereiden, notuleren en het bewaken van de acties en planningen;
- Aanspreekpunt voor facilitaire zaken (o.a. bijhouden voorraden, plaatsen van bestellingen);
- Je bent ondersteunend op het gebied van CRM, ICT en financiën;
- Het boeken van reizen, hotels en congrestickets;
- Afhandeling van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, algemene e-mail en postverwerking).
Wat neem je mee?
- Hbo werk- en denkniveau;
- Bij voorkeur minimaal drie jaar ervaring in een relevante rol en/of ervaring met office management;
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
- Communicatief ben je sterk; je weet op verschillende niveaus te schakelen en legt makkelijk verbinding;
- Gastvrijheid en dienstverlening voelen als een tweede natuur voor jou;
- Het is een pré als je op korte termijn kan starten.
Wat bieden wij?
Je wordt onderdeel van een organisatie met korte lijnen en een hoge mate van flexibiliteit. Er is veel ruimte om jezelf te ontplooien. Wij bieden je:
- Een aantrekkelijk brutosalaris van tussen € 3.000 en € 4.094,- ( op basis van een 40-urige werkweek);
- Een functie van minimaal 32 uur per week;
- 25 vakantiedagen per jaar;
- Hybride werken behoort tot de mogelijkheden;
- Deelname aan een goede pensioenregeling;
- Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
Enthousiast?
Wil jij ons team komen versterken? We ontmoeten je graag. Stuur je motivatie en CV vóór 3 juni 2023 naar officemanagement@kidv.nl. Neem voor aanvullende vragen gerust contact op met Sarah van der Kraan (Officemanager a.i) via telefoonnummer: 06 44820046.
De eerste gesprekken houden we in week 24.
